Как използваме фирмения си е-мейл?

Времената шеметно се променят. Свързаност навсякъде – в автомобила, ресторанта и тоалетната. Говориш с клиент и си следиш iphone-а. Обядваш с колега и не откъсваш поглед от екрана. Прави ли ни това по-ефективни обаче и дали не пренебрегваме силата на стария добър е-мейл?

Seems it went wrong…

Все по-рядко използваме е-мейл в бизнес комуникациите си

Все по-често ми се случва бизнес комуникацията ми да е бърза, накъсана и не по е-мейл. Виждам, че това се случва и с колегите, и с клиентите ми.

Входящата ми кутия се пълни с над 100 мейла дневно, но ефективната ми комуникация е сведена само до няколко мейла. Другите са рекламни послания, тоест непоискани търговски съобщения, или предложения за партньорство и обучение.

Получавам странни отговори на е-мейлите ми към колеги и клиенти. Сядам и пиша съвсем нормален текст, както си му е редът – с обръщение и пожелание за успешен ден накрая. И съвсем сериозни и отговорни хора ми отговарят кратко „ок“, „np“ (no problem) или пък въобще не си дават труда да ми отговорят. Когато ги попитам какво става, получавам небрежния отговор „О, нищо – просто нямах време да си чета е-мейла“… Да, да, разбирам, но аз пък имах нещо много важно да ти кажа… Ако едновременно използвам е-мейл, мобилен телефон и фейсбук, за да го направя, ще загубя три пъти повече време…

Не сме само ние. Наскоро ми се случи в критична ситуация да комуникирам по е-мейла с чуждестранен партньор, който не си следеше неговия през цялото време, а накрая ме информира със съжаление, че понеже аз не пиша, тълкува това като нежелание да участвам в неговия проект ??!!! Какво ни става?

Не сме само ние… И това прави бизнес комуникацията ни все по-трудна и по-слабо ефективна…

Защо се получава така?

Вероятно всеки от нас си има извинение или обяснение за да използва все по-рядко и неефективно фирмения си е-мейл. Ето част от моите причини:

  • Бързам, непрекъснато ме пресират срокове.
  • Нямам време да пиша, нито да чета е-мейли…
  • Получавам ги със стотици и трудно се ориентирам кои от тях са важните.
  • Имам чувството, че с един разговор по телефона или няколко фейсбук съобщения нещата ще се случат по-бързо.
  • В движение съм и не е удобно да чета дълги текстове…
  • Уморена сме от общуване, просто съм на края на капацитета си, все по-често.
Е-мейлът е все още най-добрият начин за бизнес комуникация

Може и да съм старомодна, но има огромен бизнес смисъл в това да продължаваме да общуваме с е-мейли в бизнеса:

  • Когато искаме да формулираме една добра идея или предложение, със сигурност 10 накъсани и задъхани реда не стигат 🙁
  • Има начини да си подредим деня и работата, защото има начини да си органнзираме и структурираме информацията, която обменяме с бизнес партньорите и колегите си. Това е трудно приложимо, ако използваме предимно Фейсбук или мобилните си телефони (е, време е да си признаем, че всеки от нас използваме поне два едновременно…)
  • Ако отсъстваме от офиса, колегите могат да ни помогнат или заместят. Все пак, във фирмата няма и не бива да има незаменими хора.
  • Комуникацията ни може да бъде архивирана. Ако загубим нещо от предишен период, системният ни администратор ще ни помогне да го възстановим.
  • Комуникацията ни е проследима. За нас това може да няма значение, но за бизнеса това е супер важно. В крайна сметка, мениджърите трябва да знаят кой и как използва комуникационните канали и какви послания излъчва към останалия бизнес свят…

Аз съм фен на е-мейла. Ще се съпротивлявам до последно 🙂 Това е най-добре работещият канал за фирмена комуникация според мен.

Ако все още не сте надникнали в обновения персонален блог на Димитър Николов, ето неговото интересно (както винаги) мнение по темата… Или ако използваме неговите думи, да, it went wrong…

 



Коментари

Все още няма коментари.

Твоето мнение

  • Аватар

    ТИ


Comment Arrow




За автора

Pavlina D. Kozarova

Pavlina has worked for 20+ years as marketing specialist and business development manager for several Bulgarian and international IT and consulting firms.