Неустоимите оферти

Омръзнало ли ви е да подготвяте оферти? Правите няколко промени в продуктовите спецификации или описанието на услугите, проверявате си веднъж-два пъти сметките и сроковете… Ако изпитвате досада, от вас самите зависи да направите тази дейност интересна и оферите ви да провокират отговор „да“.

За какво служи офертата?

От гледна точка на клиента офертата трябва да потвърди формално вашите предварителни дискусии относно продуктите, които ще му доставите или услугите, които ще извършите за него. В това отношение работа ще свършат и еднотипните оферти, правени по шаблон и така досадни за изготвяне…

Вашата гледна точка е друга. Офертата е послание за финализиране на преговорите. Офертата е въпрос, на който искате да чуете само един отговор от клиента – „да“!

Очакваните елементи

Е, все пак ще започнем от скуката. Всеки клиент очаква да намери определена информация в офертата:

  • Име и точен адрес на вашата фирма с телефони и е-мейл
  • Дата на съставяне на офертата
  • Изходен номер – ако ще цитирате след това офертата в официална комуникация или договор, ще ви свърши работа и този досаден атрибут
  • Име и позиция на човека, който я е изготвил
  • Име и позиция на човека, за който е предназначена
  • Количествени и качествени показатели на стоката – типа, характеристиките и бройките на продукта или какво точно ще направите за клиента, ако ще предоставяте услуга
  • Срокове на изпълнение – доставка, времетраене на услугата…
  • Точна дължима сума – в съответната валута, със или без ДДС
  • Начин на плащане – докога трябва да се плати, по каква банкова сметка, лихви за закъснения по плащането…
  • Срок на валидност на офертата
  • Подпис на изготвилия офертата и печат, в случай, че става въпрос за по-голяма сума

Ако някой от тези елементи отсъства, нормално е клиентът да си помисли, че има работа с аматьори или несериозни доставчици. Затова подгответе шаблон за оферта, който да използват всички търговци във фирмата.

Неочакваните елементи, които правят офертата неустоима

Клиентът е свикнал да получава оферти, включващи всички гореизброени елементи. Такива оферти с нищо не ви отличават от конкурентите и не предизвикват положителни емоции. За да се случи това, трябва да проявите повече изобретателност и да вложите повече от себе си в изготвянето на вашите търговски предложения.

1. Персонализиране на офертата

Използвайте обръщения. Не пишете просто „господин управител“ или „дами и господа“. Използвайте имена на конкретни хора – това ви обединява и сближава с клиента, показва вашето уважение към него. Хората предпочитат да се обръщат към тях с името им, а не само с длъжността им.

2. Споменаване на предисторията

Покажете, че помните какво сте разговаряли до този момент с клиента. Изрази от типа „В продължение на проведените разговори с Вашия технически директор г-н … „, „като се базираме на изискването ви да …“ издават вашето внимание към проблемите и нуждите на клиента.

3. Фокусиране върху нуждите на клиента в офертата

Не се задоволявайте със стандартни описания на продуктите и услугите в офертата си. Свързвайте качествените характеристики на офертата с конкретната ситуация при клиента:

  • Споменете за кой отдел ще се доставят 10-те персонални компютъра с базoвa конфигурация и за кой – 5-те с по-силни характеристики.
  • Избройте служителите от кои отдели на клиента ще участват в провежданото обучение.
  • Наблегнете, че срокът на доставка се съкращава с 5 дни поради това, че клиентът бърза.
  • Пишете, че инсталирането на продукта ще се направи от специалистът ХХХ, който има опит точно в индустрията, в която клиентът работи…

Такива малки наглед неща подсказват на клиента, че проявявате внимание и сериозно отношение и че те ще се пренесе и по време на изпълнението на договора. Клиентът получава чувството, че може да разчита на вашата фирма.

4. Акцентиране на вашите предимства в офертата

Разбира се, че не трябва да прекалявате с това, но ето някои малки хитрости:

  • Споменете за наличието на сертификати за произход на стоката или за качество при предоставяне на услугата
  • Споменете имената на хората, които предлагате да работят за клиента и включете по два-три реда описание на техните знания и умения, или избройте проектите, в които са участвали
  • Избройте няколко клиента с подобен бизнес и какви сделки сте правили с тях
  • Включете в допълнение към офертата един лист с извадки от клиентски отзиви за изпълнените от вас проекти
  • Сложете снимки на офиса ви, на екипа – по възможност не подредени 150 човека в три редици на стълбите на офиса, а работещи екипи в естествена среда
  • Приложете кратка публикация в пресата за някой ваш конкретен проект…

Използвайте всяка възможност да предизвикате клиента да си представи как работи по изпълнението на договора точно с вашата фирма.

5. Направете вашата оферта user-friendly

Не пренебрегвайте влиянието на информационния дизайн и използването на визуална информация:

  • Подредете елементите на офертата така, че да са лесно откриваеми
  • Ако офертата е дълга, включете съдържание
  • Номерирайте страниците
  • Не използвайте екзотични шрифтове, прекалено малки или прекалено големи размери на буквите
  • Използвайте един и същи шрифт в цялата оферта
  • Използвайте вашите фирмени символи – лого, девиз, цветове
  • Не правете прекалено шарени или екстравагантни оферти – освен, ако не продавате екскурзии до екзотичен остров
  • Използвайте междуредово пространство, което да улеснява читаемостта на текста – не пестете хартия от оферти!

Разбира се, че преувеличих, използвайки израза „неустоими оферти“. Така исках да ви кажа колко важно е да вложите специално отношение към клиента в офертата си.

Ако се опитате да излезете извън шаблоните, ще установите как на самите вас ви е по-интересно да изготвяте оферти и как повече клиенти отговарят положително на тях.

Наслука!



Коментари

  1. Netizan април 7th

    Comment Arrow

    Поли, имам една продуктивна идея в тази връзка. Предлагам да я обсъдим по е-поща.


  2. Netizan април 11th

    Comment Arrow

    Явно е излишно


Твоето мнение

  • Аватар

    ТИ


Comment Arrow




За автора

Pavlina D. Kozarova

Pavlina has worked for 20+ years as marketing specialist and business development manager in several Bulgarian and international IT and consulting firms. Her expertise is in the fields of project planning and management, business development, marketing & sales, innovation development and commercialization. Pavlina runs consultancy business with www.primavera88.com